Automatisaties voor kmo's · vanuit Ternat
JH Studio bouwt automatisaties die je routinewerk overnemen. Naast de software die je vandaag al gebruikt, op naam van jouw bedrijf, zonder dat je daar een IT-afdeling voor nodig hebt.
Gratis ·een viertal minuten ·meteen een persoonlijk verslag
AI that works for you
Eén proces, het proces dat het meeste tijd vreet. Werkend in twee tot drie weken, uitgelegd en gedocumenteerd zodat je team er zelf mee verder kan.
Ik bouw naast wat je al hebt, niet in de plaats. Je CRM, je mailbox, je boekhoudpakket: die blijven gewoon draaien. Migreren is nooit stap één.
Wie bij je langskomt, is ook wie het bouwt. Geen accountmanager ertussen, en eerlijk advies: ook als het antwoord is dat iets níét de moeite is om te automatiseren.
Use cases
Acht voorbeelden van wat zo'n automatisatie oplevert bij een kmo. Elk gebouwd met tools die op naam van de klant staan, zodat alles blijft werken, ook zonder mij.
Administratie
Binnenkomende mails worden gelezen, geklasseerd en voorzien van een voorstel van antwoord in je eigen toon. Bijlagen belanden meteen in de juiste map. En 's ochtends krijg je één lijstje: "Deze drie klanten wachten al vier dagen op een antwoord van jou. Deze vijf wachten nog op een antwoord aan jou." Jij keurt goed.
Wint gemiddeld 4 tot 6 uur per week
Opvolging
Paspoorten, vergunningen, keuringen, certificaten, contracten, verzekeringen: alles met een datum erop staat in één lijst. Vijf maanden voor de vervaldag zegt het systeem: "Het attest van Sofie vervalt op 12 februari. Zal ik haar een mail klaarzetten?" Geen Excel meer uittrekken om te kijken wie wat nodig heeft.
Van elke week nakijken naar nooit meer iets missen
Verkoop
Uit één sjabloon in je huisstijl, met de prijzen uit je eigen lijst. Verstuurd, opgevolgd, en na goedkeuring automatisch omgezet in een factuur.
Wint 2 tot 3 uur per week
Opvolging
Elke aanvraag komt automatisch in je klantenlijst, krijgt een opvolgtaak en een herinnering. Wie na een week niets hoorde, krijgt vanzelf een vriendelijke follow-up.
Tot 30% meer aanvragen die klant worden
Inzicht
Omzet, openstaande facturen en drukste projecten in één automatisch rapport in je mailbox. Geen Excel-gepuzzel meer op zondagavond.
Van halve dag rapporteren naar nul
Planning
Klanten kiezen zelf een moment in je agenda, krijgen een bevestiging en daags voordien een herinnering. Verplaatsingen en annulaties verwerken zichzelf.
Wint 2 uur per week, en minder no-shows
Klantendienst
Openingsuren, prijzen, levertermijnen, de status van een bestelling. Getraind op jouw eigen informatie, en bij twijfel komt de vraag bij jou terecht.
Wint 3 tot 5 uur per week
Administratie
Bonnetjes, leveranciersfacturen, PDF's en ingevulde formulieren worden automatisch uitgelezen: bedrag, datum, leverancier, btw. Ze belanden meteen in je boekhouding of in de juiste lijst, met het origineel erbij. Twijfelt het systeem over een cijfer, dan vraagt het het aan jou in plaats van te gokken.
Wint 2 tot 4 uur per week, en geen overtypfouten meer
Verder uitgewerkt op de use-cases-pagina, met de stappen en de winst per automatisatie.
Waarmee ik bouw
Elke automatisatie bestaat uit tools die je kent of snel leert kennen, op naam van jouw bedrijf. Het denkwerk komt van een taalmodel, de koppelingen en de data lopen via tools die je zelf kan openen. Welk model, hangt af van waar jouw bedrijf al in werkt.
Het denkwerk
Het taalmodel van Anthropic. Sterk in lezen en schrijven met nuance: het begrijpt een lange mailthread, haalt eruit wat ertoe doet en schrijft een antwoord dat klinkt als jij, niet als een robot. Het volgt instructies nauwgezet, ook lange, en zegt eerder "dit weet ik niet zeker" dan iets te verzinnen.
Ik zet Claude in waar tekst en oordeel samenkomen: mails klasseren en beantwoorden, documenten samenvatten, offertes en rapporten in gewone taal opstellen, en als de redeneerlaag in agents die meerdere stappen na elkaar moeten zetten.
Zelfde soort werk, ander model
De modellen van OpenAI, het bekendste gezicht van AI en voor veel teams het eerste dat ze zelf al gebruiken. Breed inzetbaar: tekst, gestructureerde data, beeldherkenning en spraak, met een ecosysteem van koppelingen dat vrijwel elke tool kent.
Ik gebruik het voor dezelfde soort taken als Claude en kies per automatisatie wat het best werkt op jouw materiaal, niet op basis van een voorkeur. Handig als je team al vertrouwd is met ChatGPT, of wanneer een koppeling er standaard op gebouwd is. Wisselen kan later altijd: de automatisatie is niet aan één leverancier vastgeklonken.
Voor wie in Microsoft werkt
Werkt je bedrijf in Outlook, Teams en SharePoint? Dan zit je data daar, en dan bouw ik daar. Copilot is prima om in Word of Outlook mee te werken, en het zit binnen je bestaande Microsoft-abonnement, dus meteen zakelijk afgeschermd. Voor het echte automatiseren gebruik ik de koppelingen van Microsoft 365 zelf: een agent die in Teams meldt dat een dossier stilstaat, een flow die uit een mail in Outlook een taak maakt.
Het taalmodel achter zo'n flow kan Copilot zijn, of Claude of ChatGPT via hun zakelijke toegang. Die keuze maken we samen, op basis van wat het best werkt op jouw materiaal. Je team hoeft niets nieuws te openen: het werk verschijnt gewoon in Teams en Outlook.
Voor wie in Google werkt
Het model van Google, ingebouwd in Workspace. Als je bedrijf in Gmail, Drive, Sheets en Agenda leeft, zit Gemini al op de plek waar je data staat: het kan een mail lezen in Gmail, een tabel begrijpen in Sheets en een document opstellen in Docs zonder dat er iets je Google-omgeving moet verlaten.
Het is ook sterk met grote hoeveelheden materiaal tegelijk: lange documenten, veel bijlagen, beeld en video. Ik zet het in voor Workspace-bedrijven en voor taken waar veel context in één keer verwerkt moet worden.
De bouwlaag
De koppelingen lopen via tools die je zelf kan openen en aanpassen. Je data blijft waar ze staat. Lees waarom stap 1 geen AI is.
Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini, Make, Airtable en Softr zijn merken van hun respectieve eigenaars. JH Studio bouwt ermee en is er niet aan verbonden.
Privacy en veiligheid
Klantgegevens, paspoorten, contracten, cijfers: wie automatiseert, geeft een systeem toegang tot gevoelige informatie. Daar ga ik niet losjes mee om. Dit is hoe het bij elke opdracht geregeld is, zonder uitzondering.
Contract
Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst volgens de GDPR. Wat ik mag zien, wat ik ermee doe en wat er gebeurt bij een incident, staat op papier voor ik ook maar één toegang krijg.
AI-modellen
Nooit gratis of persoonlijke accounts. Ik werk op zakelijke abonnementen en API-toegang waar contractueel vastligt dat de leverancier niet traint op jouw data. Die accounts staan op naam van jouw bedrijf.
Toegang
Een agent krijgt enkel de velden die hij nodig heeft, vaak alleen om te lezen. Elke actie staat in een logboek dat jij kan openen. Mails en betalingen vertrekken pas als een mens op goedkeuren klikt.
Team
Het grootste risico in de meeste bedrijven is een collega die een klantendocument in een gratis chatbot plakt. Daarom hoort bij elke oplevering een korte opleiding voor het team. Die dekt meteen de AI-geletterdheid die de Europese AI Act van werkgevers vraagt.
Veelgestelde vragen
Ja, op voorwaarde dat je op zakelijke accounts werkt. Bij een gratis of persoonlijk account mag de leverancier je invoer vaak gebruiken om zijn model te trainen. Bij zakelijke abonnementen en API-toegang ligt contractueel vast dat dat niet gebeurt. Ik werk uitsluitend op die zakelijke toegang, op naam van jouw bedrijf, en sluit bij elk contract een verwerkersovereenkomst af.
Nee. Copilot zit in je Microsoft 365-abonnement en is daardoor automatisch zakelijk afgeschermd. Claude en ChatGPT bieden op hun zakelijke abonnementen en via hun API dezelfde garantie: geen training op jouw data. Het verschil zit niet in veilig of onveilig, maar in wat je ermee kunt bouwen. Werk je in Microsoft, dan bouw ik in Teams en Outlook. Welk model erachter zit, kiezen we samen.
Nee. Je huidige software blijft staan. Ik bouw ernaast: een laag die je systeem in de gaten houdt, herinneringen stuurt en werk klaarzet. Pas als die laag draait en je merkt dat je oude systeem echt in de weg zit, bekijken we samen of vervangen zinvol is. Die beslissing hoeft niet op dag één.
Waar ze vandaag al staat: in jouw mailbox, jouw drive, jouw systeem. Een automatisatie leest wat ze nodig heeft en schrijft het resultaat terug op dezelfde plek. Voor tools die we toevoegen kiezen we samen de leverancier en de regio, en die accounts staan op naam van jouw bedrijf, niet van JH Studio.
Niet in wat ik bouw. Een agent krijgt enkel toegang tot de velden die hij nodig heeft, vaak alleen leesrechten, en elke actie wordt gelogd. Mails, betalingen en alles wat naar een klant vertrekt, blijven staan tot een mens ze goedkeurt.
Nee. Ik bouw, documenteer en leid je team op. Daarna kies je: zelf verder, of een beheerformule waarbij ik het onderhoud en de kleine verbeteringen op mij neem. Alles staat op naam van jouw bedrijf, dus je bent nooit aan mij vastgeklonken.
Waar het om gaat
Een automatisatie van JH Studio neemt geen job over. Ze neemt de taakjes over die niemand graag doet en die toch elke week terugkomen: overtypen, klasseren, herinneringen sturen, cijfers samenzetten. Wat overblijft is het werk waar een mens het verschil maakt: de klant aan de lijn, het gesprek aan tafel, de beslissing die ervaring vraagt.
Je team wordt niet kleiner. Het krijgt zijn tijd terug, en je klant krijgt die tijd.
Instapaanbod
Ik kom een halve dag naast je zitten, kijk hoe het werk echt loopt en breng in kaart waar je tijd verliest. Je krijgt een rapport met de automatisaties die het meest opleveren, in de volgorde waarin ik ze zou aanpakken, met een vaste prijs per stap.
Vaste prijs
€ 950excl. btw · halve dag op locatie plus rapport
Nog niet zeker? Doe eerst de gratis AI-test, dat kost je vier minuten.
Over JH Studio
JH Studio is de AI-studio van Jeppe Heyvaert. Ik bouw automatisaties voor kmo's die verzuipen in administratie. Meestal begint dat bij het werk dat elke week terugkomt en dat niemand graag doet: mails, offertes, opvolging, het maandrapport.
Dit doe ik al tien jaar, in de praktijk. Als tourmanager heb ik de volledige logistiek van internationale tours geautomatiseerd: vluchten, hotels, visa, planning, facturatie. Die systemen draaien vandaag nog elke dag, met paspoorten en reisgegevens van honderden mensen erin, zonder één incident. Als het daar kan draaien op automatisatie, kan het in elke kmo.
Alles staat op jouw naam. Accounts, abonnementen en toegangen zijn van jouw bedrijf. Stopt de samenwerking, dan blijft alles gewoon werken. Ik factureer kennis en tijd, geen software.
Vanuit Ternat, voor heel België. Ik kom langs, van de Brusselse rand tot de kust.
Jeppe Heyvaert
Founder · JH Studio · Ternat
Een product van JH Studio
Hoe je werkt, wat je afspreekt en welke toon bij je bedrijf past. JH Memory geeft die kennis een vaste plek voor je team en je agents.
Ontdek JH Memory
Contact
Stuur een mail of plan een vrijblijvend gesprek. Binnen 24 uur antwoord, door een mens.
hello@jhstudio.be
