Wat we met je gegevens doen, en wat niet

1. Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en in de samenwerking met JH Studio verwerkt worden, is:

JH Studio, handelsnaam van Jeppe Heyvaert, eenmanszaak
Spoorwegbaan 5, 1742 Ternat, België
Ondernemingsnummer (KBO): 0744.535.277
Btw-nummer: BE 0744.535.277
E-mail: hello@jhstudio.be

JH Studio heeft geen functionaris voor gegevensbescherming; vragen over je gegevens stel je rechtstreeks op het adres hierboven.

2. Bezoek aan de website

De site wordt gehost op Cloudflare Pages. Bij elk bezoek verwerkt Cloudflare technische gegevens die nodig zijn om de pagina te leveren en de site te beveiligen: je IP-adres, het type browser en toestel, de opgevraagde pagina en het tijdstip. Die gegevens staan in serverlogs en worden gebruikt om aanvallen af te weren en storingen op te lossen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (een werkende, veilige website aanbieden).

De site zelf plaatst geen cookies, gebruikt geen analytics en bevat geen advertenties of trackers van derden. De lettertypes worden vanaf jhstudio.be zelf geladen, niet via Google Fonts. Alleen wanneer Cloudflare verdacht verkeer vaststelt, kan het een tijdelijke technische beveiligingscookie zetten; die identificeert je niet en verdwijnt vanzelf.

3. De gratis AI-test

Op /ai-scan vul je een korte vragenlijst in. We verwerken daarbij: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, je sector en bedrijfsgrootte, en je antwoorden over tijdvreters, gebruikte tools, pijnpunten, je houding tegenover AI, de vraag "wat zou jij doen met 5 uur extra per week" en het optionele vrije veld.

Wat er met die antwoorden gebeurt:

• Ze worden via een beveiligde verbinding naar Make.com gestuurd, het automatisatieplatform waarop de test draait (verwerking in een datacenter in de EU).
• Een taalmodel van een externe aanbieder (OpenAI, Anthropic of Google) maakt op basis van je antwoorden een verslag: een score, een geschatte tijdswinst en een tekst met aanbevelingen. Dat verslag zie je meteen in je browser.
• Het volledige verslag en je antwoorden worden automatisch naar JH Studio gemaild, zodat we je kunnen opvolgen als je dat wil.

Doelen: het verslag maken dat je aanvraagt, en contact met je opnemen over de resultaten.

Rechtsgronden: het verslag maken en tonen gebeurt op jouw verzoek, als stap voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). De opvolging per mail of telefoon gebeurt op grond van ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie interesse toont in onze diensten (artikel 6.1.f AVG). Je kan op elk moment laten weten dat je geen opvolging wil; dan stoppen we die meteen.

Wil je het verslag ook zelf per mail, dan kan dat via de knop op de resultaatpagina. Die opent je eigen mailprogramma met een samenvatting; er wordt dan niets extra door ons verwerkt.

4. Contact per mail

Mail je naar hello@jhstudio.be, dan verwerken we je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht om je te antwoorden en het gesprek op te volgen. Onze mailbox draait op Google Workspace (Google Ireland Limited).

Rechtsgrond: uitvoering van wat je vraagt (precontractueel) en ons gerechtvaardigd belang om correspondentie te kunnen opvolgen.

5. Een afspraak boeken

Via de knop "Plan een gesprek" boek je een moment in onze agenda. Dat gebeurt via een afsprakenpagina van Google Agenda, die in een venster op de site of in een nieuw tabblad opent. Google verwerkt de gegevens die je daar invult (naam, e-mailadres, eventueel een opmerking) volgens zijn eigen privacybeleid. Wij ontvangen de afspraak in onze agenda en gebruiken je gegevens om het gesprek te laten plaatsvinden.

Rechtsgrond: uitvoering van wat je vraagt (precontractueel).

6. Klanten en facturatie

Werken we samen, dan verwerken we de gegevens die daarvoor nodig zijn: contactgegevens van jou en je medewerkers, bedrijfsgegevens, offertes, contracten, facturen en betaalgegevens, en de correspondentie over het project.

Rechtsgronden: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG) en wettelijke verplichtingen, zoals de boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht (artikel 6.1.c AVG).

7. AI en geautomatiseerde verwerking

Het verslag van de gratis AI-test wordt gegenereerd door een AI-systeem, zonder menselijke tussenkomst op het moment dat je het ziet. Het is een eerste analyse en een uitnodiging tot gesprek, geen beslissing met rechtsgevolgen: het bepaalt niets over prijzen, toegang tot diensten of wat dan ook. Elke concrete samenwerking begint met een gesprek met een mens.

Je antwoorden worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. De aanbieders van de gebruikte modellen verwerken de invoer uitsluitend om het verslag te genereren, onder overeenkomsten die dat gebruik beperken.

8. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. We werken wel met dienstverleners (verwerkers) die gegevens namens ons verwerken:

Daarnaast kunnen gegevens gedeeld worden met onze boekhouder (voor facturatie) en met overheden wanneer de wet dat verplicht.

9. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners zijn Amerikaanse bedrijven. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (voor bedrijven die gecertificeerd zijn onder het EU-US Data Privacy Framework) of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische maatregelen zoals versleuteling. Wil je weten welke waarborg voor welke dienstverlener geldt, mail ons.

10. Hoelang we gegevens bewaren

• Serverlogs van de website: kort, volgens de standaardinstellingen van Cloudflare (doorgaans hoogstens enkele weken).
• Antwoorden en verslag van de AI-test, en andere contactaanvragen: tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een samenwerking uit volgt.
• Mailcorrespondentie: tot 5 jaar na het laatste bericht.
• Klantgegevens, contracten en facturen: 7 jaar na het einde van het boekjaar, zoals de Belgische boekhoud- en btw-wetgeving voorschrijft.

Na die termijnen verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

11. Beveiliging

Alle verbindingen met de site en met onze dienstverleners lopen versleuteld (HTTPS). Toegang tot mailbox, automatisaties en klantdossiers is beperkt tot wie ze nodig heeft en beveiligd met tweestapsverificatie. We bewaren niet meer dan nodig en niet langer dan nodig.

12. Je rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, in het bijzonder tegen opvolging na de AI-test;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (overdraagbaarheid).

Mail daarvoor naar hello@jhstudio.be. We antwoorden binnen een maand. Om zeker te zijn dat we met de juiste persoon spreken, kunnen we vragen om je identiteit te bevestigen.

13. Klacht indienen

Vind je dat we niet correct met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten: dan lossen we het op. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

14. Cookies en tracking

jhstudio.be plaatst geen cookies en gebruikt geen tracking, analytics of advertentienetwerken. Daarom zie je hier geen cookiebanner. De enige uitzondering is een mogelijke technische beveiligingscookie van Cloudflare bij verdacht verkeer (zie punt 2). Verandert dat, dan passen we deze verklaring aan en vragen we waar nodig je toestemming.

15. JH Studio als verwerker bij klantprojecten

Bouwen we voor jouw bedrijf een automatisatie die persoonsgegevens verwerkt (mails van je klanten, een klantenlijst, aanvragen), dan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt JH Studio op als verwerker. We verwerken die gegevens dan alleen volgens jouw instructies, voor het afgesproken doel, en niet voor onszelf. Een verwerkersovereenkomst die dat vastlegt, is op verzoek beschikbaar en maakt deel uit van elke opdracht waarin dat van toepassing is. Alle accounts en tools staan bovendien op naam van jouw bedrijf, zodat jij de controle houdt over waar de gegevens staan.

16. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de wet verandert. De datum en het versienummer bovenaan tonen welke versie geldt. Bij een ingrijpende wijziging die je raakt, laten we het je weten als we je contactgegevens hebben.